Å ha kontroll over bedriftens dokumenter og alle ulike revisjoner kan være avgjørende. Alt fra styreprotokoller, stiftelsesdokumenter, generalforsamlinger, mottatte og utgående brev. Signerte kontrakter og originale, editerbare dokumenter kan lagres i en felles database, med ulike revisjoner med forhåndsvisning av hvert enkelt dokument.
Hver enkelt involverte person kan ha ulike rettigheter og tilhøre ulike gupper i et bestemt hierarki, enten det er snakk om styremedlemmer, bedriftens ansatte eller andre samarbeidspartnere som skal være med i prosessen med å godkjenne eller utarbeide dokumentasjon. Denne typen system forenkler tilgangen til dem som trenger det, og gjør det samtidig enkelt å distribuere til andre involverte, som også trenger tilgang.
Tilgangen forenkles ved å legge inn søkeord med referanse til dokumentenes innhold basert på kriterier som kategori, filformat, forfatter mv. For dokumenter under arbeid, kan dokumentene gå til godkjenning gjennom systemet fra å være under arbeid til å ha status som ferdigetter å ha blitt godkjent av alle involverte parter.
Ta gjerne kontokt med oss dersom det kan være av interesse for din bedrift å få tilgang til et system av denne typen for å få til en bedre håndtering av bedriftens dokumenter.